Die gut besuchte 1. Tagung der Akademie fand am 22.4.21 online statt. Smart-Information aus verschiedensten Blickwinkeln, präsentiert höchstkompetent von Mitgliedern und Partnern der Akademie der Kommunikation, unter der Schirmherrschaft des Bundesverbandes Mittelständische Wirtschaft Unternehmerverband Deutschlands e. V, kurz: BVMW.

Einer der Vorträge konzentrierte sich auf Rechtsfragen im Zusammenhang mit elektronischem Publizieren. Da ging es zunächst ganz allgemein darum, welche Maßnahmen ein Unternehmen treffen sollte, wenn es Produktinformationen aller Art auf elektronischem Wege extern zugänglich macht und digital verwaltet.

Dann fokussierte der Referent, Prof. Dr. Ulrich Thiele, auf das elektronische Verteilen von Benutzerinformationen, beispielsweise von Betriebsanleitungen. Bisher war der Gesetzgeber damit äußerst vorsichtig, Unternehmen zu erlauben, derartige Dokumente statt in Papierform als elektronische Dateien zu publizieren.

Der aktuelle Stand der Gesetzgebung wird durch das Produktsicherheitsgesetz definiert, abgeleitet aus der EU-Maschinenrichtlinie. Der dazugehörige Guide der EU-Kommission schreibt es sinngemäß so vor: Sicherheitsrelevante Inhalte einer Technischen Dokumentation für den Kunden müssen in Papierform verteilt werden, der Rest kann auch elektronisch verschickt werden. Unklar ist nur – und da gehen die Interpretationen auseinander – ob die als Dateien versendeten Dokumente auf physischen Datenträgern vorhanden sein müssen, oder ob ein Download erlaubt ist.

In der erregten Diskussion nach dem Vortrag wurden vor allem die neue Norm 82079-1:2019 erwähnt, die hier mehr Freiheit für das elektronische Verteilen gibt. Allerdings ist diese Norm in Deutschland noch nicht rechtskräftig, weil die Lokalisierung noch nicht abgeschlossen ist. Es gilt also nach wie vor die 82079-1:2012.

Ähnliches trifft auch auf die neue Maschinen-Verordnung der EU zu, die erst im Entwurf vorliegt und damit ebenfalls noch nicht rechtskräftig ist. 

Ein definitiv legaler Weg für Unternehmen ist jedenfalls die bewährte Mixed-Media-Lösung, bei der sicherheitsrelevante Inhalte einer Betriebsanleitung ausgedruckt an den Betreiber gehen, der Rest der Anleitung und der übrigen Externen Technischen Dokumentation jedoch in elektronischer Form – gleich, ob es in PDF oder HTML5 oder anderen herstellerunabhängigen normierten Dateiformaten geschieht. Mit dieser Methode lassen sich je nach Anwendungsfall auch mal 80% Papier einsparen – ein guter Kompromiss.

Der gesamte Vortrag kann unter diesem Link heruntergeladen werden.